O fechamento de caixa é um dos procedimentos mais importantes para a saúde financeira de um negócio. No entanto, também é uma das ações mais comuns de um negócio, afinal, é necessário realizar todos os dias.
Com isso, é comum encontrarmos graves problemas na realização do fechamento de caixa. Ocorrências que comprometem a eficiência dessa atividade, resultando em prejuízos para o negócio e também para a gestão da empresa, afinal, gera-se dados incorretos para gestores financeiros.
Portanto, nesse conteúdo vamos apresentar 6 dicas para organizar o fechamento de caixa da sua empresa e evitar erros e problemas que costumam acontecer. Confira:
6 dicas práticas para organizar o fechamento do caixa
Vale destacar que o fechamento de caixa é fundamental para a gestão financeira do negócio. Em muitos casos, essa é uma das principais fontes de dados acerca do dia a dia do negócio, contribuindo para a conferência ao final do mês. Portanto, é necessário organização e otimização desse processo.
Agora que a importância da organização do fechamento de caixa está clara, vamos para a parte prática. A seguir, você confere 6 dicas básicas e essenciais para organizar essa atividade e colher bons resultados, principalmente olhando para a gestão financeira do seu negócio. Confira:
1. Não deixe o fechamento do caixa para o próximo dia
A primeira dica é sobre a frequência do fechamento de caixa. Sabemos que é necessário realizar esse processo todos os dias, a questão é que, para manter sempre em organização, é necessário que se realize no próprio dia.
Portanto, mesmo com adversidades, horário apertado e volume financeiro elevado, é necessário que o fechamento do caixa aconteça ao final de cada dia de operação do negócio. Assim, evita-se problemas e confusões com lançamentos do dia posterior.
2. Registre entradas e saídas corretamente
O registro de entradas e saídas é o pilar do fechamento do caixa. Por isso, para manter esse processo organizado, é necessário cuidado e eficiência ao realizar cada lançamento.
A atenção à natureza de cada registro é um ponto importante. O fechamento do caixa é importante para que o gestor financeiro tenha visão acerca do ocorrido durante o dia, portanto, é preciso realizar cada lançamento da forma correta, evitando agrupamentos indevidos e falta de informações em ocorrências.
3. Implemente um processo de revisão
A revisão é fundamental para evitar que erros passem e comprometam a validade do fechamento do caixa. O responsável precisa conferir e revisar os valores referentes aos valores apresentados.
Vale a pena instruir para que aconteça uma revisão da contagem, sobretudo de valores que podem apresentar problemas como dinheiro vivo. Muitas vezes, essa instrução parte de profissionais contratados para terceirização financeira, que ajuda toda a empresa.
4. Crie categorias
Criar categorias para classificar os lançamentos e registros é uma ótima forma de otimizar a gestão financeira do negócio.
Seja para categorizar entradas e saídas, é um caminho importante para que seja possível entender as principais fontes de receitas e também entender para onde o capital do negócio vai.
Um dos principais motivos para isso, principalmente em pequenas empresas, diz respeito à necessidade de separar despesas pessoais e despesas da empresa. Portanto, no fechamento de caixa precisa ter essa categoria.
5. Não faça alterações posteriormente
O fechamento do caixa serve para que seja finalizado todo o processo financeiro de um dia operação do negócio. Ao finalizar esse processo, é necessário cuidado para realizar alterações.
Quando não há um processo adequado, essas alterações podem gerar dados conflitantes, resultando, muitas vezes, em retrabalho para quem realiza o fechamento do caixa e para o gestor que precisa entender essas alterações.
6. Conte com ferramentas e ajuda necessária
Antigamente, todo o processo de fechamento de caixa era moroso. Excesso de dinheiro vivo, falta de ferramentas e ajuda eram alguns motivos que complicam essa atividade.
Hoje em dia, tecnologia e inovação estão presentes no dia a dia do negócio. Isso vale tanto para as vendas, quanto para a gestão. Assim, é possível contar com essas inovações.
Seja por meio da utilização de softwares para descobrir erros, ou mesmo com a ajuda de profissionais terceirizados para a gestão financeira, por meio do BPO financeiro. Contar com ajuda profissional é fundamental para evitar erros e aumentar a lucratividade da empresa.
O que você achou dessas dicas para organizar a sua empresa? Enfim, seguindo essas práticas, será possível reduzir a incidência de erros e evitar prejuízos que prejudicam as contas do seu negócio. Siga nosso blog e confira outras dicas para ajudar no seu dia a dia.
